Jak využít kritickou situaci k zefektivnění spolupráce a procesů

Přestože se home office v posledních letech stával stále populárnějším benefitem, většina zaměstnanců i přes to seděla v kancelářích a komunikovali spolu osobně. Ze dne na den se ale na home office ocitli i lidé, kteří z nejrůznějších důvodů preferují práci v kanceláři. Ne každý má takovou disciplínu, aby si přes noc zvládl dokonale zorganizovat osobní a pracovní život, který se mu najednou smíchal v jednom prostoru.

A právě v tom jsme našli velkou příležitost, jak zapracovat sám na sobě i na zefektivnění firemních pravidel a procesů. Změny, které mi v některých firmách trvá zavést několik měsíců, protože vždy existují jiné priority, se díky nouzovému stavu podařilo uskutečnit nebývale rychle.

Zaměřili jsme se na pravidla komunikace v týmech na dálku, jaké porady vést, jak často, kdo s kým, jak se věnovat přípravě na poradu, kam ukládat všechny informace a úkoly z nich plynoucí, kdy je v jakém týmu nejvhodnější se setkávat online apod. Nic, co by nebylo potřeba v jakékoliv době, ale v online prostředí je to naprostý základ.

Některé porady přibyly, jiné se změnily. Vedení online porady klade vyšší nároky na disciplínu všech zúčastněných. Stejně tak stouply i nároky na písemné zaznamenávání důležitých informací. Bez nástrojů na řízení projektů a podobných pomocníků se jen těžko pracuje. Zodpovědnosti a termíny musí být rozdělené velmi důsledně.

Zamýšleli jsme se i nad délkou porad a schůzek. Videohovory jsou totiž pro většinu lidí mnohem více vyčerpávající než osobní setkání. Mezi jednotlivými schůzkami je vhodné dát si aspoň 30 minut přestávku na utřídění myšlenek, zpracování výstupu, vydechnutí a „přepnutí“ na další schůzku.

Přímým důsledkem je prověření dovedností a vlastností jakými jsou komunikativnost, spolehlivost, zodpovědnost a osobní disciplína všech členů týmu, ale zejména jeho manažerů. Řízení týmů na dálku rychleji odhalí slabá místa každého pracovníka.

Delegování v kanceláři mnohdy probíhá pouze ústně. Ústní předávání práce a zadávání úkolů přestává stačit v okamžiku, kdy není, koho se zeptat nebo je obtížné dostat se k informacím. Do takové situace se teď firmy dostaly. Ať už se jim to líbí nebo ne, jsou nuceny nyní mnohem více informací formalizovat. Přispívá k tomu i fakt, že jakýkoliv člen týmu může kdykoliv vypadnout.

Je zcela zásadní mít popsané, co má kdo na starosti, kdo jej má zastoupit a v jakém rozsahu. Nyní je ideální příležitost vytvořit si popisy stěžejních činností (procesů), náplní práce, a hlavně nezapomenout určit vlastníka každého procesu a zástupce a dát mu i dostatečné pravomoci.

S přesunem zaměstnanců do online prostředí došlo také k tomu, že někteří pracovníci jsou méně vytížení. Jiným naopak přibyla další práce. Vznikají např. nové projekty, které pomáhají rozšířit portfolio produktů. Nebojte se operativně definovat nové role pro lidi, kteří mohou pomoci přetíženým kolegům.

Pokud nemusí vzniknout nové role, ale úkolů je stále mnoho, může dobře posloužit i tržiště (burza) úkolů. Zvolte si místo, kde budete shromažďovat úkoly, které může udělat někdo jiný, a nastavte si pravidla, kdo a jak se jich může ujmout a pomoci ostatním.

To, co bylo včera projektem č. 1 a jeho dokončení hořelo, dnes už nemusí nikoho nezajímat. Pro majitele firmy a lidi, kteří projektem žili, je to velmi náročné až bolestné zjištění. Nicméně zkušený a schopný lídr nezoufá a vidí mnoho dalších příležitostí. Na chvíli se zastavit a promyslet si, co dál, je pro přetížené manažery luxus. Dnes a denně ale vidím, jak tento krok v rozhodování schází a paradoxně brzdí firmy i lidi v dalším rozvoji.

Ve snaze mít všechno a rychle, není nic pořádně promyšlené, naplánované, rozhodnuté, odkomunikované a dokončené. Lidé se často ocitají v jakémsi neuchopitelném vzduchoprázdnu, kde jim chybí informace a jasně stanovené zodpovědnosti za projekty i jednotlivé úkoly. Ve chvíli, kdy jsou navíc doma bez osobního kontaktu s kolegy, se dostavuje demotivace a pocit marnosti snažení o to rychleji.

Vítěz není tedy ten, kdo má bezpočet nových nápadů, ale ten, kdo si dokáže vybrat, kterému projektu se bude věnovat a proč a pracuje společně se svým týmem na jeho realizaci.

Říkáte si, že to je všechno přece naprosto jasné. Ano, je. Jsou to obecně platná pravidla a principy, jejichž absence ale dokáže napáchat velké škody v situaci, kdy jejich důležitost ještě vzroste.

Když už nic jiného nestíháte, nepřestávejte komunikovat. Nebo ještě lépe. Komunikujte víc. A pamatujte, že mnohem důležitější je, JAK to řeknete, než CO řeknete. A za každých okolností lidé potřebují dostat odpověď na otázku PROČ, aby našli v každé činnosti smysl.

 

Nikdo netuší, kdy by se mohla nebo jestli by se mohla podobná situace v budoucnu ještě opakovat. V každém případě není od věci využít zkušenosti z tohoto období k přípravě krizového plánu (procesu), jak příště mnohem rychleji a bezbolestněji naskočit do „stavu nouze“ a ušetřit si chyby, které jste napoprvé z neznalosti udělali. Vyhodnoťte si, co se vám osvědčilo nebo co se naopak nepovedlo a jak to udělat příště lépe. Nezapomeňte si vše sepsat, abyste nevymýšleli znovu to samé od začátku.

Věřím tomu, že většina jednoduchých pravidel a zavedení šikovných nástrojů firmám zůstane i nadále a přinese jim více užitku než zbytečně narychlo investovaného času a úsilí.

Autorka: Regina Kubcová