Michal Tretter: Nejčastější obavy při výběru vhodného docházkového systému

BIOMETRIE

Popisu biometrických přístupových systémů jsme se podrobně věnovali v minulém čísle tohoto čtvrtletníku, tentokrát se zaměříme na kritéria výběru docházkového systému. Docházkové systémy k identifikaci zaměstnance nejčastěji využívají docházkové čtečky. Především čipy a čipové karty. Nevýhoda takového systému spočívá v tom, že zaměstnanci čipy ztrácejí, zapomínají, a podobně. Na zaměstnavatele může spadnout i další obrovská nevýhoda, zneužití čipů a čipových karet. Všemožné půjčování čipů mezi zaměstnanci, „odpípnutí“ dříve či později a manipulace s pracovní dobou, kdy zaměstnavatel nemá skutečnou kontrolu nad svými zaměstnanci. Proto moderní docházkové čtečky používají k identifikaci zaměstnance biometrické údaje, nejběžněji otisk prstu. S tímto často vyvstává otázka, zda sejmuté otisky nemohou být zneužity. Popravdě řečeno v mnoha případech je tato obava oprávněná. A tady opravdu velmi záleží na výběru dodavatele. Kromě softwaru je potřeba, aby dodavatel docházkového systému měl pod kontrolou i hardware. Konkrétní docházkové čtečky, které jsou ve firmách pověšené na zdi, připojené k turniketu nebo kdekoliv jinde, kde si zaměstnanci označují příchody, odchody a jiné přerušení práce. Na trhu je mnoho docházkových čteček, zejména původem z Číny, které fungují díky firmware (vlastnímu internímu systému) přímo od výrobce této čtečky. Dodavatel docházkového systému nad tímto firmware nemá žádnou kontrolu, a tak hrozí poměrně velké riziko zneužití. Vložená data jsou odesílána neznámo kam. Oproti tomu docházkové čtečky od prověřených dodavatelů neukládají otisk prstu celý, ale pouze hash. Hash není pomyslná fotografie samotného otisku prstu, ale pouze vybrané body otisku (tzv. markanty). Tyto markanty jsou určeny pomocí matematické funkce a není možné z nich nikdy zpětně zrekonstruovat otisk prstu, natož určit identitu osoby. Není jej také možné využít v žádném jiném identifikačním systému. Tudíž, pokud máte kvalitní biometrickou čtečku a firma má dobře zabezpečená data, není žádný důvod se obávat jakéhokoliv zneužití.

CLOUD

Co je to cloud? Kde je? Není nebezpečný?

Podobné otázky jste už určitě slyšeli, případně si je sami kladli. Jednoduše to znamená, že data a programy nemáte uloženy na pevném disku vašeho počítače, nýbrž k nim přistupujete dálkově přes internet.

Protože se bavíme o evidenci docházky, pojďme si shrnout, jaké výhody vám to může přinést:

1)     Odpadá spousta IT povinností a nákladů

S přechodem na cloudovou aplikaci vám odpadají náklady na činnosti jako:

• instalace software
• nákup a konfigurace potřebného hardware
• údržba systému
• nutnost platit IT odborníky

Zkrátka abyste mohli používat docházku v cloudu, nemusíte řešit žádné nadstandardní požadavky. Stačí váš počítač, telefon... a fungujete.

2)     Cloud roste s vaší firmou

Před zavedením systému evidence docházky pracovníků, nejdřív pečlivě počítáte. „Pokud firma poroste, docházkový arch v excelu mi brzy přestane stačit“, říkáte si. Náklady na nákup „velkého“ offline docházkového systému a potřebné IT infrastruktury se však mohou vyšplhat do desetitisíců.

Cloudová řešení mohou růst přímo úměrně s aktuální velikostí Vaší firmy a tím pádem nemusíte spekulovat, jak velká bude Vaše firma za pár let. A to jak směrem nahoru, tak i dolů.

3)     Cloud má vždy nejnovější kabát

S koupí ne-cloudové evidence zaměstnanců dostáváte aktuální verzi programu. V případě vydání nové verze se může stát, že dodavatel podmíní update příplatkem. I v případě, že zaplatíte, budete aktualizaci muset fyzicky nainstalovat a otestovat, že vše funguje, jak má.

Co když však součástí nové verze budou aktuální změny v legislativě? Když neaktualizujete, riskujete, že vámi dodané podklady nebudou splňovat zákonné podmínky, což může vést k desítkám hodin strávených komunikací s úřady, nedej bože finanční postih od finančního úřadu.

4)     Cloud kdykoliv a kdekoliv

Vykazování docházky, schvalování vedoucím, zpracování podkladů mzdovou účetní … Na cloudovém řešení mohou být tyto činnosti vykonávány kdykoliv a kdekoliv, kde je přístup k internetu. Na notebooku, tabletu, nebo i chytrém telefonu můžete zkontrolovat záznamy docházky svých zaměstnanců. Zjistíte také kdo je aktuálně v práci, nebo si zaměstnanec rovnou „píchne“ docházku přímo z telefonu s GPS lokací, takže ihned vidíte, z jakého místa si dotyčný docházku zaznamenal.

Odpadává zpracovávání pouze na jediném zařízení, kde je docházka nainstalována a kde hrozí při nefunkčnosti počítače ochromení tohoto procesu.

5)     Zabezpečení cloudu a odpovědnost

S cloudovým řešením můžete přenést odpovědnost za uchování dat na poskytovatele daného řešení, čímž vám odpadá spousta starostí se správou dat. Je však důležité dbát pozornosti při výběru vhodného dodavatele, protože nekvalitní uložení dat může mít za následky i jejich ztrátu. Je dobré vědět a podle toho i vybírat, že v České republice existuje několik specializovaných řešení, které snadno překonají úroveň zabezpečení většiny firem a jsou certifikovány Národním bezpečnostním úřadem.

SLOŽITOST SYSTÉMU

Technická stránka a bezpečnost jsou samozřejmě velmi důležitou součástí výběru docházkového systému. Tuto stránku věci většinou ve firmách řeší oddělení jako je IT či Facility management. Zásadní součástí výběru konkrétního dodavatele je i uživatelská přívětivost celého software. Vedení společnosti, jednotliví vedoucí oddělení, kteří kontrolují docházku svých podřízených, účetní, které z programů zpracovávají data, nebo také běžní zaměstnanci, kteří si mohou průběžně svou docházku kontrolovat. Ti všichni budou do docházkového systému vstupovat, hledat a používat data jiným způsobem. Mzdová účetní potřebuje znát více informací než jen samotný zaměstnanec. Přesně zde může být kámen úrazu. Složitost systému by měla být přímo úměrná složitosti vašich interních procesů. Nicméně stále platí, že pro koncového uživatele, a to bez výjimky, by řešení vždy mělo být zjednodušení. Existují firmy, které potřebují sledovat pouze příchody a odchody zaměstnanců a požadují jen součet odpracovaných hodin. To je skutečně jednoduché. Ovšem požadavky firem jsou mnohem širší, ať už se jedná o proces schvalování nepřítomností, zaznamenání práce v terénu nebo automatické počítání benefitů jako jsou např. stravenky. Každá firma má své potřeby závislé na oboru podnikání a interních procesech. Z našich zkušeností vidíme, že když srovnáme dvě firmy s podobným zaměřením, podobným počtem zaměstnanců, tak každá z nich funguje trochu jinak a zajímají ji jiné priority v řešení docházky. Proto kvalitní docházkové systémy si nevystačí jen s tím „jednoduchým“ příchodem a odchodem.  

Z toho plyne nastavení práce jednotlivých uživatelů, jejich pravomoc a odpovědnost. Při představě, že si firma vše nastavuje a zprovozňuje sama, možná raději zůstane u starých dobrých papírových žádanek… Proto je důležité, aby v tom celém procesu nebyl uživatel sám. Spousta dodavatelů předá přístupové údaje do systému, a tím jejich podpora končí. Klient si musí vše nastavit a sám se se systémem naučit pracovat. Ale na to přeci zaměstnanci nemají čas, naopak nový docházkový systém byl vybrán k ušetření jejich práce, a ne jejímu navýšení. Pro uživatele docházkového systému je důležité vědět, že v zádech mají podporu, která je provede celým nastavením a také je naučí s ní jednoduše pracovat. Že existuje uživatelská podpora systému, kam se můžou obrátit kdykoliv budou nějaký problém řešit.

Mnoho obav vzniká z toho, že zaměstnanec, který má obsluhu docházkového systému na starosti, vidí za správou software navýšení práce. Nástup cloudových technologií už v tomto mnohé ulehčil. Přístup kdykoliv, odkudkoliv, přes počítač, tablet nebo jen chytrý telefon s přístupem na internet. I tato skutečnost změnila vnímání firem, jaký by měl být proces zpracování docházky. Dřívější pohled, kdy na celou firemní docházku a mzdy dohlížela jedna účetní, je již dávno pryč. Dnes mnoho firem přenáší odpovědnost i na jednotlivé vedoucí. Vedoucí oddělení si pohlídá a zkontroluje pracovní dobu a absence svých podřízených a účetní už řeší jen jednoduché výstupy, tisk a mzdové podklady.

Mzdové podklady a mzdový systém… Vyvstává otázka, proč mít docházkový systém, když údaje pak stejně budu složitě přepisovat do mezd a bude to dvojí práce? Naopak, nemusí být. Existují docházkové systémy, které podporují exporty dat do různých mzdových systémů. Toto velmi významně zrychluje zpracování mezd a eliminuje chyby způsobené lidským faktorem. Ideální stav je, když na pomyslné jedno tlačítko odešlete data do vašeho mzdového systému.

Spoustě těchto problémům se dá předejít vhodným výběrem dodavatele.

VÝBĚR VHODNÉHO DODAVATELE

Výběr docházkového systému je disciplína, kterou většina firem podstoupí jednou za pět až deset let. Tedy nedělá to často, ale výsledek vašeho rozhodnutí s vámi bude po dobu několika let. Proto je velmi zásadní v tomto ohledu nehledat dodavatele, ale skutečně partnera.

Máme pro vás pár tipů na co se zaměřit:

1)     Nekupujte zajíce v pytli

Často jsme svědkem toho, že společnost pořídila nejlevnější řešení bez ohledu na funkčnost a jednoduchost provedení. To z pravidla vede ke zpomalení zaměstnanců, co zpracovávají docházku. Často vybrané řešení nemusí splňovat specifika vašeho provozu a mohou vznikat chyby ve mzdách. Proto vždy sledujte, jak se poskytovatel zajímá o reálnou situaci u vás, jak řeší důslednou analýzu vaší situace a trvejte na reálné ukázce řešení. Pokud zvažujete zavedení biometrických čteček doporučujeme si nechat předvést i názornou ukázku tohoto zařízení, kde můžete otestovat kvalitu rozpoznání otisku prstů přímo na vašich zaměstnancích.

2)     Úroveň zákaznické podpory

Zejména v období zpracování mezd je tento bod velmi ožehavým tématem ve spoustě firem. Představte si situaci, že zpracováváte mzdy a najednou máte blok, kde nemůžete pokračovat bez asistence poskytovatele. V daný moment je rychlost reakce nevyčíslitelnou veličinou, kdy si těžko můžete v dnešní době dovolit zpoždění vyplacení mezd. Proto doporučujeme si vždy ověřovat reakční dobu daného poskytovatele, úroveň individuálního přístupu a v mnoha případech, zdali vůbec zákaznickou podporu poskytuje.
Navíc je velmi příjemné, když vám celý systém někdo nastaví za vás podle vašich představ.

3)     Aktivní partnerství

Oblast technologií a pracovně-právní legislativy se mohou zdát jako dvě velmi odlišné disciplíny. Nicméně mají společné jedno a to, že se v nich neustále něco děje a mění. Proto je dobré mít partnera, který o změnách dobře ví a automaticky je zapracovává do svého řešení.
To stejné platí i pro nové funkcionality, které sice nemají přímou návaznost na legislativu, ale za to mají přímý dopad na uživatelskou zkušenost. Doporučujeme tedy vždy hledat takového poskytovatele, který prokazatelně vyvíjí své řešení docházky na základě reálných zkušeností a zpětné vazby klientů nežli na základě vlastního přesvědčení.

4)     Důvěřujte, ale prověřujte

Často se setkáváme s tím, že tento jednoduchý bod je podceňován, což řadu firem vedlo k nemilému zjištění a promrhaným finančním prostředkům.
Dodavatel se vždy snaží své řešení představit v co nejlepším světle. To asi nikoho nepřekvapí, a proto důrazně doporučujeme si vždy vyžádat referenční klienty, nejlépe ze stejného oboru podnikání, kde si můžete prověřit zkušenost přímo z praxe.

Michal Tretter